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La Memoria de Actividades es una herramienta de comunicación

2016 está a punto de finalizar y con ello es hora de hacer la Memoria de Actividades de tu ONG. No sé si será tu caso, pero hay muchas organizaciones que hacen este documento sin prestarle mucha atención, copiando y pegando la memoria del año anterior para simplemente actualizar datos, cambiar la portada, incorporar algunas fotos y poco más.

Según mi punto de vista esto es un error, porque la Memoria de Actividades es una herramienta de comunicación sumamente importante, ya que es la puerta a través de la cual muchas personas no solo os van a ver, sino que también van a juzgar vuestro trabajo y desempeño

Por si esto no fuera suficiente, aquí os dejamos algunos de los motivos por los que hay que “currarse” la Memoria de Actividades:

  • Transmite lo que sois, no con palabras, sino con hechos. Vuestras acciones os definen por sí mismas y valen más que cualquier plan estratégico o plantilla de marco lógico.
  • Permite a tu base social conocer todos los aspectos de tu ONG. La finalidad es que cualquier persona involucrada en tu ONG sepa decir y defender lo que hacéis, especificar dónde trabajáis, e incluso quedarse con algunas cifras que avalen vuestro trabajo. Sin este documento, es muy difícil tener una idea global de todos los proyectos, eventos, acciones, etc. que lleváis a cabo.
  • Es la carta de presentación ante posibles donantes. Imagina que tienes una reunión con una empresa que quiere apadrinar algún proyecto de cooperación internacional. ¿Qué llevas a la reunión? Quizás prepares un Power Point bonito para explicar quiénes sois y a qué os dedicáis, pero el documento que siempre le das para que se lo quede y lo estudie con detenimiento es la Memoria de Actividades más reciente.
  • Sirve para evaluar vuestras acciones. Además es un documento interno extremadamente útil para evaluar el trabajo y los objetivos conseguidos. Después de la realización de la Memoria debería haber una reunión de análisis y propuestas de mejora, de acuerdo con el plan estratégico de tu ONG.

El error principal de este tipo de documentos es que suelen ser poco “amigables”, es decir, son demasiado largos, escritos de una forma técnica que se aleja del lenguaje natural, predomina el texto y hay demasiados datos cuantitativos.

 

Aquí te damos algunas de las claves para realizar un Memoria “amigable”:

  • Usar un lenguaje coloquial (pero formal) sencillo y natural. Escribe para que cualquier ciudadano medio pueda entender el documento y no sólo técnicos especializados en el área de tu ONG.
  • Sintetiza. Ya sabes que lo bueno, si es breve, es dos veces bueno. No hace falta que te extiendas en el contexto de los proyectos, o que detalles con detenimiento cada uno de los proyectos, para ello ya existen otros documentos. De lo que aquí se trata es de dar unas pinceladas generales en el trabajo que tu ONG ha desarrollado durante este último año.
  • Usa datos cualitativos. Entrevistas, testimonios, casos de estudio… Todo ello tiene cabida en las Memorias y, de hecho, es lo que más las suele enriquecer. Tu ONG trabaja con y para las personas, ¿verdad? Pues muéstralas. Su testimonio es lo que mejor os puede definir.
  • Memoria transmedia. No te limites a realizar una Memoria escrita, a modo de documento. Haz uso de las nuevas tecnologías para contar lo mismo de otra manera, mediante vídeos o herramientas multimedia. Llegará a más públicos.
  • Ponle atención al diseño. Un buen diseño puede hacer que un documente entre por los ojos y apetezca leer. Un mal diseño consigue todo lo contrario. Por eso, no subestimes el poder de los colores y la tipografía y deja que un profesional se encargue de eso.

Si necesitas más ayuda con la preparación de la Memoria te interesa saber que estamos ultimando una guía con recomendaciones prácticas, ejemplos en los que os podréis inspirar y un listado de herramientas para hacer este documento en otros formatos. Para recibir esta guía solo has de suscribirte en este link.

Y si necesitas más ayuda aún, no olvides que a UpsideDown Comunicación nos encanta redactar este tipo de documentos para transmitir de la mejor manera posible todo lo que haces para hacer del mundo un lugar mejor.

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